DWI FUNGSI SEKRETARIT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH (DPRD)

 KABUPATEN KABUPATEN HALMAHERA UTARA

I. PENDAHULUAN

            Organisasi dapat dipandang sebagai wadah atau tempat orang saling bekerja sama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi juga dipandang sebagai saluran hierarki kedudukan atau jabatan yang ada menggambarkan secara jelas wewenang garis komando, dan garis tanggung jawab juga bisa disebut garis koordinasi. Perkembangan lingkungan eksternal organisasi termasuk didalamnya kemajuan teknologi, maka terjadi spesialisasi bidang pekerjaan dalam unit organisasi serta keahlian yang dimiliki individu. Untuk mencapai tujuan organisasi perlu adanya koordinasi karena koordinasi adalah salah satu prinsip dari organisasi atau dengan perkataan lain sebagai jalan untuk mencapai suatu kondisi yang diinginkan. Tujuan organisasi yang telah ditetapkan adalah suatu kondisi yang telah disepakati oleh semua anggota organisasi. Dengan demikian tujuan organisasi dapat dicapai jika semua anggota organisasi yang mempunyai kesediaan untuk bekerjasama dan kegiatan mereka dapat dikoordinir dengan baik, agar tidak terjadi kesimpang siuran dan tumpang tindih atau kekosongan serta kehampaan tindakan dalam pekerjaan. Dengan kata lain prinsip yang harus menjadi landasan dari semua kerjasama adalah koordinasi.

Jelaslah bahwa koordinasi sangat penting dilakukan, dalam suatu organisasi kerjasama yang baik dalam mekanisme kerja sangat tergantung pada hubungan timbal balik antar pimpinan dengan para staf maupun sesama pegawai. Kegiatan koordinasi berlaku untuk semua unit pekerjaan, dimana tiap-tiap unit pekerjaan yang dilakukan oleh berbagai orang dapat berlangsung dengan serasi dan seimbang ke arah yang diinginkan, maka seorang pimpinan harus dapat melaksanakan suatu tindakan koordinasi. Sehubungan dengan itu seorang pimpinan bukan lagi sekedar pemimpin suatu organisasi melainkan sebagai pejabat yang berkedudukan sebagai anggota penuh pimpinan organisasi yang peranannya sama pentingnya dengan pejabat pimpinan dalam berbagai bidang kerja lainnya. Pimpinan harus menunaikan tugasnya untuk mencapai efektivitas kerja pegawai. Karena Efektivitas adalah ukuran dalam upaya mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) adalah sebagai badan legislatif daerah yang berkedudukan dan menjadi mitra pemerintah daerah. Kedudukan DPRD dalam politik penyelenggaraan pemerintahan daerah merupakan unsur pelaksanaan asas desentralisasi.

Dalam rangka pelaksanaan kegiatan DPRD tidak dapat lepas dari Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah sebagai unsur staf yang membantu pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya, dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Sekretariat DPRD Kabupaten Halmahera Utara  belum menunjukkan efektivitas kerja sebagaimana yang diharapkan, ini disebabkan kurangnya koordinasi dengan pimpinan terhadap staff, kurangnya kerjasama yang baik antara anggota unit organisasi dan staf dalam organisasi, kurang lancarnya komunikasi antara pimpinan dan staf. Sekretaris selaku pemimpin anggota organisasi tidak lepas kaitannya dengan aktivitas-aktivitas para pegawai yang perlu diatur dan disusun sebaik-baiknya. Hal ini berkaitan dengan terdapatnya unit-unit organisasi maupun individu yang mempunyai fungsi yang berbeda dalam rangka penyelenggaraan organisasi secara keseluruhan. Terdapat bermacam-macam keterampilan dan pengetahuan anggota organisasi (pegawai), teknologi, anggaran serta fasilitas kerja lainnya yang erat kaitanya terhadap keberhasilan organisasi.

Selain itu ada serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh semua individu maupun semua unit organisasi yang ada. Ada kesatu-paduan diantara seluruh kegiatan baik dilevel individu maupun pada unit organisasi. Ada keserasian karena kegiatan itu dilakukan menurut sistematika, waktu pekerjaan dan menghindari kekosongan serta duplikasi kegiatan organisasi. Terdapat arah yang dari keseluruhan unit organisasi yang sama-sama bergerak pada sasaran atau tujuan yang sama. Apabila pimpinan di Sekretariat DPRD Kabupaten Halmahera Utara dapat melaksanakan koordinasi internal dengan baik maka efektivitas kerja pegawai akan tercapai. Lebih jelasnya pimpinan yang melakukan koordinasi dengan baik akan mempunyai pengaruh yang besar dalam peningkatan efektivitas kerja pegawai sehingga akan menunjang tercapainya tujuan organisasi. Melalui koordinasi (dalam hal ini koordinasi internal), seluruh kegiatan ornanisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Halmahera Utara dapat diatur , diselenggarakan dan dibina agar kegiatan tiap individu dalam struktur orgamisasi yang ada, baik jaajaran sub bagian tercapai secara optimal berupa efektivitas kerja secara keseluruhan.

II. GAMBARAN UMUM SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN HALMAHERA UTARA.

Visi  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Halmahera  Utara  merumuskan  Visi Organisasi sebagai gambaran saat ini tentang keadaan organisasi di masa depan, yang realistis dan ingin diwujudkan oleh organisasi dalm kurun waktu tertentu.           

Visi Sekretariat Dewan :

Terw ujudnya Pelayanan Adminstrasi DPRD secara Prima

Pertama  :       ”Terwujudnya  Pelayanan  Adminitrasi  Sekretariat  Dewan  Perwakilan

Rakyat  Daerah  Kabupaten  Halmahera  Utara  ”  yang  dimaksud dalam  Visi  ini  mencerminkan  bahwa  dimasa  datang  tugas  pokok dan fungsi Sekretraiat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Halmahera  Utara  tidak  dimaknai secara  sempit  yaitu  hanya  secara administratif  /  ketatausahaan  (Cerical  Work)  akan  tetapi  diarahkan pada  dukungan  dan  penguasaan  terhadap  esensi  pelaksanaan

tugas legislasi, fungsi penganggaran dan fungsi pengawasan Dewan Perwakilan Rakyat Derah baik dari aspek teknis maupun akademis”.

Kedua  :     ”Secara  Prima  ”  yang  dimaksud  dalam  Visi  ini  mencerminkan kehandalan  sumber  daya  manusia  (SDM)  dalam  jajaran  Sekretariat DPRD sebagai sumber inspirasi lembaga legislatif  dalam  merancang dan  mengoptimalkan  peran public  relation nya,  dengan  selalu bersikap  proaktif  dalam  berkomunikasi  dan  berkoordinasi  dengan lembaga-lembaga  yang  potensial  bersinergi  dengan  lembaga legislatif  guna  mewujudkan  keharmonisan local  triumvirat sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.

Misi

Misi  Sekretariat  DPRD  Kabupaten  Halmahera  Utara  merumuskan  misi organisasi  sebagai tugas utama yang harus dilakukan organisasi guna mencapai visi organisasi  dengan memperhatikan  kepentingan seluruh komponen dan pihak yang terkait dengan organisasi ke dalam 2 (dua) misi yang jelas, yaitu

Tujuan

Ada  6  (enam)  tujuan  yang  ditetapkan  berdasarkan  penjabaran  dari  misi adalah :

1. Mewujudkan  pelayanan  Adminstrasi  secara  cepat,  tepat  sasaran, terarah  serta  efektid  dan  efisien  dalam  membackup  kelancaran  tugas DPRD dalam pelaksanaan tugas sebagai unsur pemerintah daerah.
2. Mewujudkan  ketersediaan  dan  peningkatan  sarana  aparatur  yang dapat  mendukung  kelancaran  akivitas  dalam  pelaksanaan  tugas  dan fungsi SDM dan DPRD dalam memnuhi dan melayani kebutuhan publik
3. Pemantapan  dan  peningkatan  kedisiplinan  SDM  aparatur,  baik  disiplin keuangan adminstratif, serta disiplin dala bekerja secara profesional
4. Meningkatkan  Kapasitas  personal  melalui  pendidikan workshop,lokakarya  serta  studi  referensi  dengan  menggunakan  narasumber  dan  referensi  yang  relevan  untuk  mewujudkan  SDM  yang berkualitas  guna  memenuhi  kualitas  diri  sebagai  aparatur  dalam  daya saing global .
5. Mewujudkan  penerapan  administratif  yang  berkaitan  dengan pelaksanaan  kebijakan  evaluatif  terhadap  semua  hasil  kegiatan sebagai  bentuk  laporan  capaian  kinerja,  sekaligus  untuk  mengukur ikhtisari realisasi kerja SKPD
6. Menghasilkan  Peran  Lembaga  DPRD  yang  prima,  profesional  melalui pelaksanaan berbagai kegiatan-kegiatan tugas dan fungsi DPRD dalam mewujudkan  tatakelola  pemerintahan  yang  baik  guna  mendukung sinergitas  eksekutif  dan  legislatif  sebagai  unsur  penyelenggara pemerintahan daerah

Sasaran

Ada 6 (enam) sasaran yang ditetapkan berdasarkan penjabaran dari tujuan adalah :

1. Meningkatnya  kualitas  pelayanaan  administrasi  perkantoran  dan peralatan perkantoran dalam memberikan pelayanaan publik
2. Meningkatnya  Fasilitas  sarana  dan  prasarana  yang  dapat  mendukung dan meningkatkan kinerja SDM pegaw ai DPRD
3. Meningkatnya  kemampuan  disiplin  dalam  memberikan  pelayanaan publik secara profesional, efektif, efisien dan proaktif serta responsibilitas yang tinggi
4. Meningkatnya kapasitas  SDM  pegawai  dalam  memahami tupoksi, serta kemampuan dalam melaksanakan tugas sucara aparatur
5. Meningkatnya  Kemapuan  membuatlaporan  hasil  realisasi  pekerjan sebagai bahan evaluasi kinerja
6. Meningkatnya  pelaksanaan  tugas,  fungsi,  dan  wewenang  DPRD  lebih optimal, sekaligus perwujudan peran DPRD sebagai salah satu unsur dari Pemerintah Daerah.

Kebijakan

Ada 6 (enam) kebijakan yang telah ditetapkan adalah :

1. Meningkatkan  kebijakan  kemampuan  pengelolaan  administrasi pekantoran,  dan  terpenuhinya  kebutuhan  kantor  lainnya  yang memungkinkan  terlaksananya  berbagai  pekerjaan  secara  cepat,  tepat efektif dan efisien;
2. Mew ujudkan  sarana  dan  prasarana  penunjang  kegiatan  DPRD  yang representatif ;
3. Pemenuhan kelengkapan kebutuhan pekerjaan
4. Memberikan  kesempatan  bagi  SDM  untuk  mengikuti  workshop,  seminar lokakarya  dan  kegiatan  akademik  yang  dapat  meningkatkan  kualitas SDM
5. penyusunan laporan realisasi hasil pencapaian kinerja dan ikhtisar realisasi laporan pekerjaan
6. pelaksanaan  rapat  penyusunan  ranperda,  rapat-rapat  alat perlengkapan  Dew an  dan  pelaksanaan  reses  Dewan  yang  aman  dan terlindungi bagi kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi dewan

III. PERAN SEKRETARIAT DPRD

Banyak perdebatan tentang pemaknaan terhadap besar kecilnya peran tentang hak dan wewenang DPRD terhadap eksistensi kewenangan Kepala Daerah telah memberikan wacana yang berpengaruh terhadap hubungan kemitraan antara Badan Legislatif dan Badan Eksekutif daerah. Pengaruh hubungan itu dapat bersifat asosiatif dan dissosiatif. Hubungan yang asosiatif menimbulkan sistem kerja yang kompromistis akibat koreksi-koreksi dan kepentingan yang diharapkan saling terakomodasi. Bila kepentingan-kepentingan antara kedua belah pihak tidak terakomodir dengan baik maka timbul hubungan yang bersifat dissosiatif dan terjadi konflik politik yang dampaknya dapat menimbulkan instabilitas kelembagaan daerah tersebut. Masa lalu ada asumsi keberadaan DPRD sebatas bagian dari Pemerintah Daerah dan sifatnya hanya penunjang terhadap eksistensi Kepala Daerah.

Harmonisasi hubungan antara Eksekutif dan Legislatif dalam konteks tata laksana penyelenggaraan pemerintah di daerah sedikit banyak ikut menentukan tercapainya situasi yang kondusif bagi keberhasilan program-program pembangunan di daerah, karena itu pola hubungan yang seimbang dan egaliter antara kedua lembaga tersebut perlu terus menerus ditingkatkan sebagai upaya menjaga stabilitas politik di daerah. Namun demikian dalam beberapa kasus kerap terjadi disharmonisasi hubungan antara eksekutif dan legislatif, baik dalam konteks kesalahpahaman dalam menterjemahkan makna dan substansi UU.

Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah mengatur bahwa DPRD  dan Kepala Daerah mempunyai kedudukan yang setara dan bersifat kemitraan. Dalam kedudukan kerja yang setaraf antara Eksekutif dan Legislatif tersebut, Sekretariat DPRD menempati posisi sebagai unsur Pemerintah Daerah yang bertugas memfasilitasi kinerja DPRD dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang meliputinya. Adapun tugas pokok dan fungsi DPRD adalah :

a.    Bidang Legislasi, bersama Bupati  menyusun Raperda menjadi Perda,

b.    Bidang Anggaran, bersama Bupati  menyusun RAPBD menjadi APBD, dan

c.    Bidang Pengawasan Pelaksanaan Perda, APBD, Perundang-undangan dan Kebijakan   Bupati

              Dengan adanya tugas pokok dan fungsi dimaksud diatas, menunjukan bahwa DPRD adalah bagian dari penyelenggara Pemerintahan Daerah. Dalam posisi tersebut, Sekretariat DPRD berfungsi sebagai jembatan  penghubung kerja antara DPRD dengan Pemerintah Daerah. Dengan kata lain Sekretariat DPRD kedudukannya berdiri di atas dua telapak kaki, disatu pihak adalah unsur eksekutif sebagai SKPD dan dilain pihak sebagai fasilitator tugas-tugas legislatif serta bertanggungjawab secara operasional kepada Pimpinan DPRD.

IV. KESIMPULAN SARAN

A. Kesimpulan

1.    pengaturan kedudukan sekretariat DPRD dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah adalah sebagai alat kelengkapan DPRD yang dipimpin oleh Sekretaris DPRD.

2.    DPRD Kabupaten Halmahera Utara dan Kepala Daerah mempunyai kedudukan yang setara dan bersifat kemitraan. Kedudukan kerja yang setara antara Eksekutif dan Legislatif tersebut, maka Sekretariat DPRD Kabupaten Halmahera Utara menempati posisi sebagai unsur Pemerintah Daerah yang bertugas memfasilitasi kinerja DPRD dalam melaksanakan Tugas Pokok dan Fungsi yang selama ini sudah berjalan dengan baik meskipun masih terdapat berbagai kendala.

3.    Faktor-faktor yang menjadi penghambat dalam upaya peningkatan kinerja Sekretariat DPRD dalam rangka memfasilitasi pelaksanaan fungsi DPRD Kabupaten Halmahera UTara, yaitu :

a.    kurangnya jumlah pegawai,

b.    masih rendahnya SDM yang ada,

c.    masih rendahnya pemahaman dan pengusaan teknologi dan informasi, kurangnya pelatihan dan bimbingan teknis,

d.    terbatasnya ketersediaan anggaran di dalam menunjang semua kegiatan yang ada,

e.    etos kerja yang kurang,

f.     dan masih rendahnya kedisiplinan kinerja pegawai.

B. SARAN

Adapun upaya yang ditempuh untuk mengatasi hambatan dalam upaya peningkatan kinerja Sekretariat DPRD dalam rangka memfasilitasi pelaksanaan fungsi DPRD Kabupaten Halmahera Utara, yaitu meningkatkan sarana dan prasarana yang ada demi lancarnya proses kerja, meningkatkan kegiatan pendidikan dan pelatihan serta bimbingan teknis terhadap pegawai, meningkatkan jumlah anggaran demi lancarnya semua kegiatan yang telah diprogramkan, serta menerapkan sistem reward (penghargaan) dan punishment (hukuman) untuk peningkatan disiplin dan motivasi kerja terhadap pegawai.