STUDI KASUS STANDAR KOMPETENSI JABATAN STRUKTURAL

                                PADA KABUPATEN HALMAHERA UTARA

Pada pinsipnya penyelenggaraan pembangunan daerah didasarkan pada perbaikan dan pengembangan, diorentasikan pada peningkatan kapasitas sumber daya wilayah. Hal tersebut mengharuskan adanya empowering government. Otonomi daerah dipandang sebagai motor penggerak bagi perkembangan konsep desentralisasi disetiap tingkatan pemerintah daerah dimana ruang partisipasi semua pihak terlegitimasi secara kuat. Hal ini yang kemudian membuka peluang bagi perkembangan partisipasi masyarakat secara aspiratif dan pihak-pihak lain dalam skala yang besar. Kecenderungan ini diharapkan akan memacu laju perubahan paradigma pemerintahan yang sebelumnya sentralistik kearah desentralisasi yang didalamnya menuntut pemberdayaan masyarakat dalam pengambilan kebijakan pemerintah maupun sebagai social control bagi sepak terjang pemerintah lokal maupun  pemerintah pusat.

            Semangat desentralisasi ini bukan merupakan suatu konsep perubahan paradigma pemerintahan yang mudah. Karena ternyata dari kebijakan-kebijakan pemerintah menyangkut otonomi daerah banyak yang menimbulkan masalah-masalah baru. Kebijakan baru pemerintah melalui Undang-Undang No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah yang selanjutnya disebut UU No. 32/2004 (sebelumnya Undang-Undang 22 Tahun 1999/UU No.22/1999) dan Undang-Undang No. 33 Tahun 2004 yang selanjutnya disebut UU No.33/2004 tentang Perimbangan Keuangan Pusat dan Daerah (sebelumnya Undang-Undang No. 25 Tahun 1999/UU No.25/1999) masih menyisahkan berbagai persoalan yang cukup pelik. Dapat digambarkan bahwa semangat berotonomi tidak signifikan dengan substansi pengelolaaan daearah secara otonom, karena saat ini inisiasi dari semua pihak terjebak dalam euphoria kebebasan dan banyaknya program bombastis yang memunculkan masalah baru. Ruang-ruang partisipasi untuk semua pihak kemudian dikuasai oleh elit-elit daerah, sehingga memunculkan pola penguasaan (  monopoli power-kekuasaan monopoli) disetiap sektor bahkan sampai pada subsektor yang lebih kecil (komunitas desa). Gejala ini menunjukan lahirnya sistem pengelolaan sentralistik bercorak kedaerahan                               

Diterapkannya desentralisasi saat ini telah mendorong daerah untuk berlomba-lomba melakukan pemekaran daerah. Salah satu dasar pertimbangan pemekaran daerah tersebut adalah menciptakan kemandirian. Ini dilakukan dengan tujuan otonomi daerah untuk meningkatkan pelayanan public guna mempercepat terwujudnya kesejahteraan masyarakat disamping sebagai sarana  pendidikan politik ditingkat lokal.

Dilihat dari sisi pembangunan daerah, berbagai tantangan dan permasalahan muncul dan akan dijumpai setelah adanya pemekaran daerah. Salah satu diantaranya adalah menyangkut pembangunan Sumber Daya Manusia (SDM).

       Persoalan pembangunan SDM tidak bisa disepelekan dari kerangka acuan pemekaran wilayah. Karena harus disadari bahwa saat ini tidak satupun daerah di Indonesia yang potensi Sumber Daya Alam (SDA  dan Sumber Daya Manusia-nya (SDM) dalam keadaan positif, artinya berkecukupan dua-duanya. Karena tidak satu daerah pun kecuali kota-kota besar di pulau Jawa yang juga ibukota propinsi yang benar-benar siap untuk berotonomi. Ini karena faktor SDM yang kurang. Semua potensi  SDM yang berkemampuan tinggi lari ke kota-kota besar, ibarat laron yang mencari terang di malam hari.

       Sebagai daerah baru hasil pemekaran perlu mempersiapkan orang-orang untuk menduduki jabatan-jabatan tertentu di daerah baru. Kesulitan akan dijumpai pada jenjang kepangkatan dan kualitas SDM yang memadai untuk mengisi jabatan tersebut. Secara kuantitas mungkin hampir semua birokrasi di Indonesia mengalami kelebihan, namun secara kualitas masih sangat kurang sekali. Hal ini mengakibatkan sulitnya memenuhi kebutuhan SDM yang potensial untuk mengelola pemerintahan dan mengelola SDM Aparatur yang ada, meskipun di daerah lama (daerah induk pemekaran). Padahal kenyataan menunjukan Negara/daerah yang memiliki SDM tinggi relatif unggul dibandingkan dengan sebaliknya.

       Namun perlu disadari bahwa  bagi daerah yang baru dimekarkan, untuk memenuhi kebutuhan SDM yang berkualitas tidak semudah seperti yang dibayangkan. Sulit memang memenuhinya, namun usaha ke arah itu harus terus dilakukan. Oleh sebab itulah, seharusnya dalam pelaksanaan otonomi daerah sedapat mungkin salah kaprah penerapan otonomi daerah harus diminimalkan. Sebagai contoh kasus yaitu menyangkut pembagian kawasan pemekaran sepertinya berlomba-lomba mengklaim wilayahnya masing-masing dengan melihat potensi SDA yang diincar sebagai Pendapatan Asli Daerah. Kondisi ini menyebabkan eksploitasi SDA membabai buta dan tidak memperhatikan sama sekali aspek lingkungan. Ditambah lagi dengan muncul pemikiran baru bahwa keberhasilan pembangunan daerah tolak ukurnya adalah Pendapatan Asli Daerah, padahal bukan hanya itu orientasinya melainkan meningkatnya pendapatan perkapita  (income percapita) masyarakat. Hal ini berarti menyangkut tingkat kesejahteraan masyarakat atau manusia Indonesia. Itu sebabnya pemenuhan akan kebutuhan SDM harus diperhatikan mengingat pentingnya pengembangan SDM tersebut dalam mendorong pembangunan daerah diera otonomi.

       Apabila kita berbicara  menyangkut SDM maka pada dasarnya kita tidak akan lepas dari bagaimana meningkatkan peran serta dan sumbangan SDM dalam suatu organisasi agar optimal dalam proses transformasi barang dan jasa baik disektor privat maupun disektor publik. Berbicara menyangkut SDM sama halnya dengan  SDM aparatur yang bergerak disektor publik. Karena SDM aparatur  bertujuan memberikan sumbangan yang optimal dalam memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.

       Dewasa ini dari hasil pengamatan sejak diberlakukannya UU No. 22/1999 sampai  UU No. 32/2004 masih dijumpai masalah dan kelemahan dalam bidang SDM Aparatur pemerintah daerah, antara lain: di bidang kualitas dan kuantitas, di bidang pendidikan dan latihan, di bidang kesejahteraan, di bidang pengembangan karier, mutasi pegawai serta timbulnya sikap-sikap primodialisme dan kedaerahanan yang sempit dalam penempatan pegawai. Oleh sebab itulah untuk mengatasi hal yang seperti ini harus ada upaya yang sisitimatis dalam meningkatkan kapasitas SDM Aparatur agar mampu bekerja secara optimal dalam memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.

       Pada saat ini pemerintah Halmahera Utara sedang mempersiapkan sistem manajemen kepegawaian yang rasional,  dan meliputi penyusunan, standar kompetensi jabatan, dan sistim manajemen kepegawaian itu sendiri. Dalam Undang-undang 43 tahun 1999 (UU No. 43/1999) tentang perubahan atas Undang-undang 8 Tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian diamanatkan tentang arah reformasi manajemen kepegawaian dalam rangka pendekatan manajemen SDM Aparatur yang rasional dan modern. Apabila  diterjemahkan lebih lanjut maka tujuan pokok dari reformasi kepegawaian adalah menciptakan suatu sistem yang mampu mengembangkan profesionalisme dan pola karier yang berorientasi pada kinerja dalam rangka pencapaian tujuan organisasi serta dengan memeperhatikan renumerasi yang wajar. Reformasi kepegawaian harus disusun secara matang dan sistimatik dengan tata cara yang jelas.   

Data Jabatan Struktural

Pada Pemda Halmahera Utara

Tahun 2010

 

Sumber : BKD 2010

 

            Sumber : BKD 2010

 

      

                Sumber : BKD 2010

 

Dari data tersebut diatas kembali menegaskan tentang pentingnya pelaksanaan pembinaan dan perencanaan SDM dalam hal ini menyangkut manajemen pegawai maupun pengembangan karier pegawai sehingga memiki pospek yang jelas menyangkut arah perkembangan karier pegawai.

Penggunaan kompetensi sebagai aspek pembangunan SDM seakan menjadi trend dalam mewujudkan suatu organisasi yang memiliki kemampuan bersaing yang tinggi. Bukan saja disektor swasta yang orientasinya adalah menarik keuntungan (Profit Oriented) tapi juga pemerintah dalam upaya peningkatan model pelayanan prima kepada masyarakat. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 1999 pasal 17 ayat (2), dinyatakan bahwa “Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam suatu jabatan dilaksanakan berdasarkan prinsip profesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat obyektif lainnya tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, atau golongan “.

Istilah kompetensi adalah suatu istilah yang lazim digunakan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia dewasa ini. Kompetensi dipercaya sebagai faktor yang memegang kunci dalam keberhasilan seseorang. Identifikasi kompetensi yang tepat dianggap memiliki nilai prediksi yang cukup valid terhadap kinerja, dimana kompetensi dapat digunakan untuk mengelola sumber daya manusia dalam organisasi yang mempunyai kepribadian yang berbeda-beda dan dapat membantu organisasi untuk menempatkan pegawai sesuai dengan kemampuannya. Salah satu aplikasi pengunaan kompetensi ini dalam bidang sumber daya manusia atau kepegawaian adalah dalam sistem manajemen dan pengembangan karier. Yang hasilnya akan mempermudah para pegawai dalam menentukan sasaran kariernya dan bagi organisasi akan mempermudah proses pengangkatan pegawai dalam jabatan. Bahkan kebijakan menyangkut pemenuhan standar kompetensi jabatan telah diatur dengan Surat Keputusan Kepala BKN No. 43 Tahun 2001 tentang Standar Kompetensi Jabatan Struktural Pegawai Negeri Sipil (PNS). Namun yang menjadi pertanyaan besarnya bagaimana penerapannya di lapangan. Karena terkadang untuk daerah tertentu sosialisasi standar Kompetensi Jabatan Struktural PNS tidak berlangsung dengan baik, akibatnya hal tersebut hanya menjadi mimpi bagi pemerintah karena daerah merasa bahwa standar tersebut terlalu tinggi.

Untuk memberikan pelayanan yang optimal pada masyarakat, dituntut adanya Sumber Daya Manusia Pegawai Negeri Sipil yang profesional dan mampu berperan sebagai agen pembaharuan akan sangat diperlukan dalam mengantisipasi tantangan globalisasi dan dinamika perubahan lingkungan yang sangan turbulen pada saat ini.

Diperlukan adanya standar kompetensi jabatan yang akan merumuskan secara jelas mengenai kedudukan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak yang dimiliki. Dalam standar kompetensi jabatan dijelaskan keahlian, keterampilan dan tingkatan menajerial tertentu yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan tersebut. Oleh karena itu dewasa ini kompetensi menjadi salah satu persyaratan bagi Pegawai Negeri Sipil dalam menduduki suatu jabatan struktural. Hal ini dimaksudkan agar setiap jabatan yang diisi tersebut memang benar-benar diisi oleh mereka yang mampu melaksanakan tugas secara baik.

Secara umum, pengangkatan pegawai dalam jabatan struktural pada pEMDA kabupaten Halmahera Utara belum didasarkan pada analisis kompetensi dalam mengisi jabatan struktural. Hal ini disebabkan karena sejak dilakukan  pemekaran wilayah tahun 2003, pemerintah selalu menghadapi masalah yang sama yaitu menyangkut pemenuhan akan SDM Aparatur baik dari segi kualitas maupun kuantitas yang masih sangat kurang. Pemerintah daerah dan juga Baperjakat masih terfokus pada pemenuhan persyaratan kepangkatan dan pendidikan dan latihan dibandingkan dengan kompetensi yang seharusnya dimiliki oleh pejabat struktural.

Kesimpulan & Saran :

Dari bahasan diatas dapat ditarik beberapa kesimpulan antara lain :

    1.        Pola pengangkatan Pegawai dalam jabatan struktural pada Pemda  kabupaten Halmahera Utara pasca pemekaran wilayah kabupaten masih terbatas pada pada pengisian jabatan struktural untuk disesuaikan dengan persyaratan kepangkatan dan diklat kepemimpinan, tidak pada pemangkasan jabatan-jabatan yang tidak diperlukan. Pengembangan untuk fungsional juga belum tersentuh dan dipikirkan secara baik oleh kabupaten ini.

    2.        Mengenai standar kompetensi jabatan struktural  pada Pemda kabupaten Halmahera Utara secara operasional belum dilakukan sepenuhnya. Namun standar kompetensi itu sendiri dalam pelaksanaannya masih di nilai sulit dilakukan karena persyaratan kepangkatan dan senioritas seringakali menjadi pertimbangan dalam pengangkatan pegawai dalam jabatan di bandingkan kompetensi yang seharusnya dimiliki. Hal ini juga dipengaruhi  oleh penataan struktur kelembagaan baik penentuan kebijakan strategis, pembagian satuan organisasi dan personil (SDM Aparatur) masih belum berjalan secara maksimal karena Pemda  Kabupaten Halmahera Utara masih kekurangan SDM Aparatur baik di tingkat pejabat struktural maupun staf.

5.2.      Saran

Berikut ini beberapa saran yang dapat dikemukakan, yaitu :

1.    Dalam upaya membenahi Manajemen Karier perlu dibentuk Tim Analisis Kompetensi Jabatan (TAKJ) yang bertugas melakukan analisis terhadap kompetensi yang dimiliki dari seorang Pegawai.

2.    Mengutus para pejabat terkait dan Pegawai yang termasuk didalam tim analisis kompetensi untuk mengikuti diklat tentang manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi terutama dalam pengembangan manajemen karier, atau melakukan In House Training yaitu dengan melaksanakan diklat manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi di daerah dengan mengundang para pakar manajemen dan kompetensi sebagai nara sumber.

3.    Sedangkan untuk pengangkatan Pegawai dalam jabatan struktural yang tidak sesuai kemampuan akibat restrukturisasi, sebenarnya dapat diatasi dengan pengangkatan Pegawai tersebut dalam jabatan fungsional apabila dinilai tidak memenuhi syarat untuk duduk dalam jabatan struktural lainnya.

4.    Agar konsep kompetensi dasar ini dapat berjalan dengan lancar, maka beberapa pra syarat yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :

a.    Adanya dukungan dari pembuat kebijakan, yang dalam hal ini adalah kepala daerah dan DPRD. Hal ini sangatlah penting mengingat lancar tidaknya konsep kompetensi tergantung dari kebijakan yang diambil pimpinan.

b.    Harus dilaksanakan secara transparan sehingga konsep ini benar-benar dapat diterima oleh oleh semua pihak.

c.    Adanya Tim Independent untuk melakukan penilaian kompetensi individu, yang bertugas melakukan penilaian terhadap pegawai yang akan duduk dalam jabatan sehingga dapat ditindak lanjuti dengan penilaian/pengukuran kompetensi individu atau pegawai.

TEKNIK PENGAMBILAN KEPUTUSAN

(Studi Kasus Penanganan Masalah Antrian pembuatan KTP pada Dinas Kependudukan & Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.       Latar Belakang

Setiap organisasi, baik dalam skala besar maupun kecil, terdapat terjadi perubahan-perubahan kondisi yang dipengaruhi oleh faktor-faktor lingkungan eksternal dan internal organisasi. Dalam menghadapi perkembangan dan perubahan yang terjadi maka diperlukan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Proses pengambilan keputusan yang cepat dan tepat dilakukan agar roda organisasi beserta administrasi dapat berjalan terus dengan lancar.

Pengambilan keputusan tersebut dilakukan oleh seorang manajer atau administrator. Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Dengan peningkatan kemampuan pimpinan dalam pembuatan keputusan maka diharapkan dapat meningkatkan kualitas keputusan yang dibuatnya, sehingga akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja organisasi.

              Pembuatan keputusan diperlukan pada semua tahap kegiatan organisasi dan manajemen. Misalnya, dalam tahap perencanaan diperlukan banyak kegiatan pembuatan keputusan sepanjang proses perencanaan tersebut. Keputusan-keputusan yang dibuat dalam proses perencanaan ditujukan kepada pemilihan alternative program dan prioritasnya. Dalam pembuatan keputusan tersebut mencakup kegiatan identifikasi masalah, perumusan masalah, dan pemilihan alternatif keputusan berdasarkan perhitungan dan berbagai dampak yang mungkin timbul. Begitu juga dalam tahap implementasi atau operasional dalam suatu organisasi, para manajer harus membuat banyak keputusan rutin dalam rangka mengendalikan usaha sesuai dengan rencana dan kondisi yang berlaku. Sedangkan dalam tahap pengawasan yang mencakup pemantauan, pemeriksaan, dan penilaian terhadap hasil pelaksanaan dilakukan untuk mengevalusai pelaksanaan dari pembuatan keputusan yang telah dilakukan.

              Hakikatnya kegiatan administrasi dalam suatu organisasi adalah pembuatan keputusan. Kegiatan yang dilakukan tersebut mencakup seluruh proses pengambilan keputusan dari mulai identifikasi masalah sampai dengan evaluasi dari pengambilan keputusan yang melibatkan seluruh elemen-elemen dalam administrasi sebagai suatu sistem organisasi. Artinya dalam membuat suatu keputusan untuk memecahkan suatu permasalahan yang ditimbulkan dari adanya perubahan-perubahan yang terjadi dalam organisasi dibutuhkan informasi yang cukup baik dari internal maupun eksternal organisasi guna mengambil keputusan yang tepat dan cepat, juga metode yang dipakai dalam teknik pengambilan keputusan.

              Dalam tulisan ini akan dibahas menyangkut teknik pengambilan keputusan dengan metode Operational Research/Riset Operasi yaitu penggunaan Metode Saintifik dalam analisa dan pemecahan persoalan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.      Definisi Pengambilan Keputusan

          Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Hal itu berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mengenai ‘apa yang harus dilakukan’ dan seterusnya mengenai unsur-unsur perencanaan. Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.

          Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat vital. Jiwa kepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan mengatasi masalah dan mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat adalah keputusan yang berbobot dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya merupakan keseimbangan antara disiplin yang harus ditegakkan dan sikap manusiawi terhadap bawahan. Keputusan yang demikian ini juga dinamakan keputusan yang mendasarkan diri pada human relations.

          Setelah pengertian keputusan disampaikan, kiranya perlu pula diikuti dengan  pengertian tentang “pengambilan keputusan”. Ada beberapa definisi tentang pengambilan keputusan, dalam hal ini arti pengambilan keputusan sama dengan pembuatan keputusan, misalnya Terry, definisi pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih ( tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan).

          Menurut Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.

          Dari kedua pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa keputusan itu diambil dengan sengaja, tidak secara kebetulan, dan tidak boleh sembarangan. Masalahnya telebih dahulu harus diketahui dan dirumuskan dengan jelas, sedangkan pemecahannya harus didasarkan pemilihan alternatif terbaik dari alternatif yang ada.

         

2.2.      Tujuan Pengambilan Keputusan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan organisasinya yang dimana diinginkan semua kegiatan itu dapat berjalan lancer dan tujuan dapat dicapai dengan mudah dan efisien. Namun, kerap kali terjadi hambatan-hambatan dalam melaksanakan kegiatan. Ini merupakan masalah yang hatus dipecahkan oleh pimpinan organisasi. Pengambilan keputusan dimaksudkan untuk memecahkan masalah tersebut.

2.3.      Dasar Pengambilan Keputusan

2.3.1. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Intuisi

          Keputusan yang diambil berdasarkan intuisi atau perasaan lebih bersifat subjektif yaitu mudah terkena sugesti, pengaruh luar, dan faktor kejiwaan lain. Sifat subjektif dari keputusuan intuitif ini terdapat beberapa keuntungan, yaitu :

1. Pengambilan keputusan oleh satu pihak sehingga mudah untuk memutuskan.

2. Keputusan intuitif lebih tepat untuk masalah-masalah yang bersifat kemanusiaan.

          Pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi membutuhkan waktu yang singkat Untuk masalah-masalah yang dampaknya terbatas, pada umumnya pengambilan keputusan yang bersifat intuitif akan memberikan kepuasan. Akan tetapi, pengambilan keputusan ini sulit diukur kebenarannya karena kesulitan mencari pembandingnya dengan kata lain hal ini diakibatkan pengambilan keputusan intuitif hanya diambil oleh satu pihak saja sehingga hal-hal yang lain sering diabaikan.

          2.3.2. Pengambilan Keputusan Rasional

          Keputusan yang bersifat rasional  berkaitan dengan daya guna. Masalah – masalah yang dihadapi merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional. Keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional lebih bersifat objektif. Dalam masyarakat, keputusan yang rasional dapat diukur apabila kepuasan optimal masyarakat dapat terlaksana dalam batas-batas nilai masyarakat yang di akui saat itu.

          2.3.3. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta

          Ada yang berpendapat bahwa sebaiknya pengambilan keputusan didukung oleh sejumlah fakta yang memadai. Sebenarnya istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data. Dengan demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan dasar pengambilan keputusan.

          Keputusan yang berdasarkan sejumlah fakta, data atau informasi yang cukup itu memang merupakan keputusan yang baik dan solid, namun untuk mendapatkan informasi yang cukup itu sangat sulit.

          2.3.4. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman

          Sering kali terjadi bahwa sebelum mengambil keputusan, pimpinan mengingat-ingat apakah kasus seperti ini sebelumnya pernah terjadi. Pengingatan semacam itu biasanya ditelusuri melalui arsip-arsip penhambilan keputusan yang berupa dokumentasi pengalaman-pengalaman masa lampau. Jika ternyata permasalahan tersebut pernah terjadi sebelumnya, maka pimpinan tinggal melihat apakah permasalahan tersebut sama atau tidak dengan situasi dan kondisi saat ini. Jika masih sama kemudian dapat menerapkan cara yang sebelumnya itu untuk mengatasi masalah yang timbul.

          Dalam hal tersebut, pengalaman memang dapat dijadikan pedoman dalam menyelesaikan masalah. Keputusan yang berdasarkan pengalaman sangat bermanfaat bagi pengetahuan praktis. Pengalaman dan kemampuan untuk memperkirakan apa yang menjadi latar belakang masalah dan bagaimana arah penyelesaiannya sangat membantu dalam memudahkan pemecaha masalah.

          2.3.5. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Wewenang

          Banyak sekali keputusan yang diambil karena wewenang (authority) yang dimiliki. Setiap orang yang menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan wewenang untuk mengambil keputusan dalam rangka menjalankan kegiatan demi tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien.

          Keputusan yang berdasarkan wewenang memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan-keuntungan tersebut antara lain : banyak diterimanya oleh bawahan, memiliki otentisitas (otentik), dan juga karena didasari wewenang yang resmi maka akan lebih permanent sifatnya.

Keputusan yang berdasarkan pada wewenang semata maka akan menimbulkan sifat rutin dan mengasosiasikan dengan praktik dictatorial. Keputusan berdasarkan wewenang kadangkala oleh pembuat keputusan sering melewati permasahan yang seharusnya dipecahkan justru menjadi kabur atau kurang jelas.

2.4.      Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam Pengambilan Keputusan

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan menurut Terry, yaitu :

a)    Hal-hal yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang emosional maupun yang rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan.

b)   Setiap keputusan harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi.

c)    Setiap keputusan jangan berorientasi pada kepentingan pribadi, tetapi harus lebih mementingkan kepentingan organisasi.

d)   Jarang sekali pilihan yang memuaskan, oleh karena itu buatlah altenatif-alternatif tandingan.

e)    Pengambilan keputusan merupakan tindakan mental dari tindakan ini harus diubah menjadi tindakan fisik.

f)     Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama.

g)   Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

h)   Setiap keputusan hendaknya dilembagakan agar diketahui keputusan itu benar.

i)     Setiap keputusan merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan mata rantai berikutnya.

2.5.      Keputusan Individual dan Kelompok

Pengambilan keputusan dapat dilakukan secara individual atau kelompok, tergantung bagaimana sifat dan corak permasalahannya. Keputusan individual dibuat oleh seorang pemimpin sendirian, sedangkan keputusan kelompok dibuat sekelompok orang. Keputusan kelompok dibedakan dalam :

a)    Sekelompok pimpinan

b)   Sekelompok orang-orang bersama pimpinannya.

c)    Sekelompok orang yang mempunyai kedudukan sama dan keputusan    kelompok

1. Keputusan yang dibuat oleh seseorang

Kebaikannya antara lain :

1.    Keputusannya cepat ditentukan atau diambil, karena tidak usah menunggu persetujuan dari rekan lainnya.

2.    Tidak akan terjadi pertentangan pendapat

3.    Kalau pimpinan ya ng mengambil keputusan itu  mempunyai kemampuan yang tinggi dan berpengalaman yang luas dalam bidang yang akan diputuskan, keputusannya besar kemungkinan tepat.

Kelemahannya antara lain :

1.    Bagaimana kepandaian dan kemampuan pimpinan tetapi pasti memiliki keterbatasan.

2.    Keputusan yang terlalu cepat diambil dan tidak meminta pendapat orang lain seringkali kurang tepat.

3.    Jika terjadi kesalahan pengambilan keputusan merupakan beban berat bagi pimpinan seorang diri.

2. Keputusan yang dibuat oleh Sekelompok Orang

Kelebihannya antara lain :

1.    Hasil pemikiran beberapa orang akan saling melengkapi

2.    Pertimbangannya akan lebih matang

3.    Jika ada kesalahan pada pengambilan keputusan tersebut, beban ditanggung secara bersama.

Kelemahannya antara lain :

1.    Ada kemingkinan terjadi perbedaan pendapat

2.    Biasanya memakan waktu lama dan berlarut-larut karena terjadi perdebatan-perdebatan

3.    Rasa tanggung jawab masing-masing berkurang, dan ada kemungkinan saling melemparkan tanggung jawab jika terjadi kesalahan.

Mengenai pembuatan keputusan individual dan kelompok Siagian menyatakan bahwa ada tiga kekuatan yang selalu mempengaruhui suatu keputusan yang dibuat. Tiga kekuatan itu :

1.    Dinamika individu di dalam organisasi

Pengaruh individu dalam organisasi sangat terasa terutama dalam hal ini adalah

pemimpinnya. Seorang pemimpin yang mempunyai kepribadian yang kuat, pendidikan yang tinggi, pengalaman ynag banyak akan memberi kesan dan pengaruh yang besar terhadap bawahannya

2.    Dinamika kelompok orang-orang di dalam organisasi

Dinamika kelompok mempunyai pengaruh besar, oleh karena itu pemimpin hendaknya mengusahakan agar kelompok lebih cepat menjadi dewasa.

3.    Dinamika lingkungan organisasi

Pengaruh lingkungan juga memegang peranan yang cukup penting untuk diperhatikan. Antara organisasi dan lingkungan itu saling mempemgaruhi.

2.6.    Proses Pengambilan Keputusan

Setiap keputusan yang diambil itu merupakan perwujudan kebijakan yang telah digariskan. Oleh karena itu, analisis proses pengambilan keputusan pada hakikatnya sama saja dengan analisis proses kebijakan. Proses pengambilan keputusan meliputi :

1. Identifikasi masalah

Dalam hal ini pemimpin diharapkan mampu mengindentifikasikan masalah yang ada di dalam suatu organisasi.

2. Pengumpulan dan penganalisis data

Pemimpin diharapkan dapat mengumpulkan dan menganalisis data yang dapat membantu memecahkan masalah yang ada.

3. Pembuatan alternatif-alternatif kebijakan

Setelah masalah dirinci dengan tepat dan tersusun baik, maka perlu dipikirkan cara-cara pemecahannya. Cara pemecahan ini hendaknya selalu diusahakan adanya alternatif-alternatif beserta konsekuensinya, baik positif maupun negatif. Oleh sebab itu, seorang pimpinan harus dapat mengadakan perkiraan sebaik-baiknya. Untuk mengadakan perkiraan dibutuhkan adanya informasi yang secukupnya dan metode perkiraan yang baik. Perkiraan itu terdiri dari berbagai macam pengertian:

• Perkiraan dalam arti Proyeksi

Perkiraan yang mengarah pada kecenderungan dari data yang telah terkumpul dan tersusun secara kronologis.

• Perkiraan dalam arti prediksi

Perkiraan yang dilakukan dengan menggunakan analisis sebab akibat.

• Perkiraan dalam arti konjeksi

Perkiraan yang didasarkan pada kekuatan intuisi (perasaan). Intuisi disini sifatnya subjektif, artinya tergantung dari kemampuan seseorang untuk mengolah perasaan.

4. Pemilihan salah satu alternatif terbaik

Pemilihan satu alternatif yang dianggap paling tepat untuk memecahkan masalah tertentu dilakukan atas dasar pertimbangan yang matang atau rekomendasi. Dalam pemilihan satu alternatif dibutuhkan waktu yang lama karena hal ini menentukan alternative yang dipakai akan berhasil atau sebaliknya.

5. Pelaksanaan keputusan

Dalam pelaksanaan keputusan berarti seorang pemimpin harus mampu menerima dampak yang positif atau negatif. Ketika menerima dampak yang negatif, pemimpin harus juga mempunyai alternatif yang lain.

6. Pemantauan dan pengevaluasian hasil pelaksanaan

Setelah keputusan dijalankan seharusnya pimpinan dapat mengukur dampak dari keputusan yang telah dibuat.

BAB III

STUDI KASUS

Pemerintah daerah Kabupaten Halmahera Utara sampai akhir tahun 2012 belum bisa mencapai target penerapan e-KTP sesuai Program Nasional yang telah ditetapkan oleh pemerintah pusat. Hal ini  berarti pemerintah daerah melalui isntansi teknis yaitu Dinas Kependudukan dan catatan sipil harus memikirkan bagaimana bentuk pelayanan yang efektif untuk pembuatan KTP secara manual. Mengingkat jumlah personil di dinas yang terbatas sedangkan jumlah penduduk yang mengurus KTP begitu banyak. Dari kemampuan loket pelayanan KTP hanya  2 pintu loket dengan rata-rat penduduk yang menuju loket pelayanan adalah 10 orang/jam. Distribusi ini mengikuti distribusi Poison. Setelah dilakukan pengamatan, rata-rata setiap penduduk yang dilayani untuk pembuatan 1 KTP adalah 2 menit/KTP, dimana waktu layanan mengikuti distribusi eksponential.

Melihat studi kasus yang dialami oleh pemerintah daerah kabupaten Halmahera Utara, khususnya Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, kita dapat menghitung.

a.    Probabilitas ada 2 calon karyawan yang antri.

b.    Rata – Rata banyaknya calon karyawan antri dalam sistem

c.    Rata -  Rata banyaknya calon karyawan yang sedang antri

d.    Rata – Rata waktu menunggu dalam sistem

e.    Rata -  Rata waktu antri

Langkah Penyelesaian :

Diketahui :

גּ : Rata – Rata Kedatangan Tamu/Penduduk

µ : Rata – Rata jumlah orang yang dilayani

גּ : 10 orang/jam

µ : 2 Menit/orang = 30 org/jam

a.    Probabilitas ada 2 calon karyawan yang antri.

P₄  = (1/3 – 1/3) (2/3) ⁴ = 210/243 = 0,864

Nilai 0,864 adalah nilai probabilitas pengantri

b.    Rata – Rata banyaknya calon karyawan antri dalam sistem

L  =     1/3      = 1 Menit

         1-2/3

c.    Rata -  Rata banyaknya calon karyawan yang sedang antri

Lq =    1/9      = 3/18 = 0,166

         1 – 2/3

d.    Rata – Rata waktu menunggu dalam sistem

W =     1        = 1/20 jam = 3 Menit

       30 - 10

e.    Rata -  Rata waktu antri

Wq =     10         = 1/60 jam = 1 menit

        30 (30-10)

          f. Po atau I = 1 – 1/3 = 2/3 = 0,66

BAB IV

PENUTUP

4.1         Kesimpulan

Dari penjelasan yang telah kami sampaikan dalam Paper ini dapat kami simpulkan bahwa pengambilan keputusan adalah suatu tindakan yang sengaja, tidak secara kebetulan dan tidak boleh sembarangan dalam rangka memecahkan masalah yang dihadapi suatu organisasi. Dimana pengambilan keputusan ini ditanggung dan diputuskan oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan dan untuk menghasilkan keputusan yang baik itu sangat dibutuhkan informasi yang lengkap mengenai permasalahan, inti masalah, penyelesaian masalah, dan konsekuensi dari keputusan yang diambil. Informasi yang lengkap tersebut perlu dilakukan dengan melakukan pengamatan terhadapap kegiatan yang akan dijadikan objek penelitian yang tentunya kan berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.

          Selain informasi, dalam penyelesaian masalah pun dibutuhkan perumusan masalah dengan baik. Kemudian dibuatkan alternatif-alternatif keputusan masalah yang disertai dengan konsekuensi positif dan negatif. Jika semua hal itu dapat dikemukakan dan dicari secara tepat, masalah tersebut akan lebih mudah untuk diselesaikan.

          Dalam Paper ini kami mengambil contoh kasus  Pegelolaan Sistim Pengantrian dalam Pembuatan KTP pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara. Dengan mengetahui kemampuan layanan KTP pada loket, maka bisa diketahui bahwa masalah layanan KTP terletak pada disiplin pengelola loket. Dari hasil pengolahan data dapat disimpulkan dengan disiplin pengelolaan yang baik, masalah pengelolaan antrian dapat diatasi.